CONTABILIDAD ELECTRÓNICA

A partir del 1 de Julio del 2014 las Personas Morales están obligadas a llevar contabilidad electrónica así como enviar información al SAT.

Sobra decir quienes están exentos: sindicatos obreros, la federación, las entidades federativas, los municipios.

La contabilidad electrónica no es otra cosa que poder enviarle nuestra información mediante la base XML ; el XML se puede usar para infinidad de trabajos y aportar muchas ventajas en amplios escenarios como:

-          Comunicación de datos, si la información se transfiere en XML, cualquier aplicación podría escribir un documento de texto plano con los datos que estaba manejando en formato XML y otra aplicación recibir esta información y trabajar con ella.

-          Migración de datos. Si tenemos que mover los datos de una base de datos a otra es muy sencillo si las dos trabajases en formato XML.

-          Aplicaciones web. Hasta ahora cada navegador interpreta la información a su manera y los programadores del web tienen que hacer unas cosas u otras en función del navegador del usuario, con XML se tiene una sola aplicación que maneja los datos y para cada navegador o soporte se puede tener una hoja de estilo o similar para aplicarle el estilo adecuado.

Sin duda son términos que nuestros amigos los ingenieros y personal de sistemas comprenden mucho mejor que nosotros, pero no es difícil intuir que la información en XML le permitirá a la autoridad trabajar, revisar, depurar, filtrar, analizar y hacer en términos informáticos que por ende se traducirán en actos de autoridad que pueden ser molestos (en caso de que nuestra información presente errores, inconsistencias o malas prácticas) las bases del XML en materia fiscal se encuentran en el anexo 24 de la Segunda resolución de modificaciones a la Resolución Miscelánea Fiscal 2014 (reglas que establece y publica la autoridad sin necesidad de pasar por un proceso legislativo hecho que nos obliga a estar pendientes TODOS LOS DIAS de dichas reglas).

La entrega de la información es a través del Buzón Tributario (Art. 17-K CFF), en el apartado de Contabilidad electrónica; el envió debe hacerse con firma electrónica.

El envió de la información se hace conforme lo siguiente:

TIPO DE CONTRIBUYENTE PLAZO DE ENVIO

Personas Morales 
A más tardar el día 25 del mes siguiente, en caso de cierre del ejercicio, a más tardar el 20 de abril del ejercicio siguiente.

Personas físicas
A más tardar el día 27 del mes siguiente.
En caso de cierre del ejercicio, a más tardar el 22 de mayo del ejercicio siguiente.

No obstante, la información de julio a diciembre de 2014 de las personas morales debe enviarse en los siguientes términos:

Balanza de comprobación de: Mes de entrega:
Julio Enero, 2015
Agosto Enero, 2015
Septiembre y octubre Enero, 2015
Noviembre y diciembre Enero, 2015

 

Las personas físicas comienzan a enviar su información a partir de enero 2015.

Para el envío se  ingresa al Buzón Tributario (de ahí la importancia de tenerlo o se incumple en dos obligaciones a la vez al no tenerlo):

a)      Se selecciona Contabilidad electrónica.

b)   Se Selecciona el tipo de información y archivo que vas a enviar junto con los datos generales relacionados.

c) Envía con la firma electrónica.

Si el envío es exitoso se recibe un acuse de recepción, por el contrario,  cuando los archivos tienen errores informáticos, recibimos un aviso a través del Buzón Tributario para que, dentro de los tres días hábiles siguientes, corrijamos esa situación y los enviemos nuevamente.

Visto así de rápido no tiene mayor complejidad, empero, en primer lugar nuestro catálogo de cuentas en lo individual seguramente contenía particularidades, hay quien por el nivel de cliente no le interesa tener el detalle o por el contrario si le interesaba y lo tenía, en términos de la contabilidad electrónica es irrelevante el control que nosotros quisiéramos tener, nuestro catálogo se tiene que adaptar a un estándar publicado por el SAT, mismo que les presentamos a efectos que dé puedan visualizar la complejidad operativa en el caso de las personas que manejan moneda extranjera por ejemplo:

. Código Agrupador de cuentas del SAT.

 

Código agrupador Nombre Cuenta
  Activo
  Activos Circulantes
1 Caja
1.1 Caja y efectivo
2 Bancos
2.1 Bancos nacionales
2.2 Bancos extranjeros
3 Inversiones
3.1 Inversiones en Valores
3.2 Inversiones temporales
4 Clientes
4.1 Clientes nacionales
4.2 Clientes extranjeros
4.3 Partes relacionadas
5 Cuentas por Cobrar
5.1 Documentos por Cobrar corto plazo
5.2 Partes relacionadas
5.3 Intereses por cobrar
6 Títulos de crédito
6.1 Títulos de crédito
7 Créditos otorgados
7.1 Créditos otorgados
8 Deudores diversos
8.1 Funcionarios y Empleados
8.2 Socios y accionistas
8.3 Partes relacionadas
8.4 Otros deudores diversos
9 Estimación de Cuentas Incobrables
9.1 Estimación de Cuentas Incobrables
10 Pagos Anticipados
10.1 Seguros y Fianzas Pagadas por Anticipado
10.2 Rentas Pagadas por Anticipado
10.3 Intereses Pagados por Anticipado
10.4 Otros pagos anticipados
11 Impuestos a favor
11.1 IVA a favor
11.2 ISR a favor
11.3 IETU a favor
11.4 IDE a favor
11.5 IA a favor
11.6 Otros impuestos a favor
12 Pagos provisionales
12.1 Pagos provisionales de ISR

 

13 Inventarios
13.1 Inventarios
14 Obras en proceso
14.1 Obras en proceso
15 Impuestos acreditables pagados
15.1 IVA acreditable pagado
15.2 IVA acreditable de importación pagado
15.3 IEPS acreditable pagado
15.4 IEPS pagado en importación
16 Impuestos acreditables por pagar
16.1 IVA pendiente de pago
16.2 IVA de importación pendiente de pago
16.3 IEPS pendiente de pago
16.4 IEPS pendiente de pago en importación
17 Anticipo a proveedores
17.1 Anticipo a proveedores
18 Otros Activos Circulantes
18.1 Otros Activos Circulantes
  Activos no circulantes
19 Terrenos
19.1 Terrenos
20 Edificios
20.1 Edificios
21 Maquinaria y equipo
21.1 Maquinaria y equipo
22 Equipo de transporte
22.1 Equipo de transporte
23 Mobiliario y equipo de oficina
23.1 Mobiliario y equipo de oficina
24 Equipo de cómputo
24.1 Equipo de cómputo
25 Depreciación acumulada
25.1 Depreciación acumulada de edificios
25.2 Depreciación acumulada de maquinaria y equipo
25.3 Depreciación acumulada de equipo de transporte
25.4 Depreciación acumulada de mobiliario y equipo
25.5 Depreciación acumulada de equipo de cómputo
25.6 Depreciación acumulada de otros activos
26 Adaptaciones y mejoras
26.1 Adaptaciones y mejoras
27 Gastos Pre Operativos
27.1 Gastos Pre Operativos
28 Gastos de instalación
28.1 Gastos de instalación
29 Gastos de organización
29.1 Gastos de organización
30 Investigación y Desarrollo de Mercado
30.1 Investigación y Desarrollo de Mercado
31 Marcas y Patentes
31.1 Marcas y Patentes
32 Depósitos en Garantía
32.1 Depósitos en Garantía
33 Crédito Mercantil
33.1 Crédito Mercantil
34 Impuestos diferidos
34.1 Impuestos diferidos
35 Cuentas por cobrar a largo plazo
35.1 Cuentas por cobrar a largo plazo
36 Otros Activos No Circulantes
36.1 Otros Activos No Circulantes
  Pasivo
  Pasivos circulantes
37 Proveedores
37.1 Proveedores Nacionales
37.2 Proveedores Extranjeros
37.3 Partes Relacionadas
38 Cuentas por Pagar a corto plazo
38.1 Documentos por Pagar
38.2 Documentos por Pagar Bancarios
38.3 Dividendos por Pagar
38.4 Partes Relacionadas
38.5 Intereses por pagar
39 Acreedores diversos
39.1 Socios, Accionistas o Representante legal
39.2 Partes Relacionadas
39.3 Otros Acreedores Diversos
40 Anticipo de Clientes
40.1 Anticipo de clientes
41 Impuestos trasladados
41.1 IVA trasladado
41.2 IEPS trasladado
42 Impuestos trasladados cobrados
42.1 IVA trasladado cobrado
42.2 IEPS trasladado cobrado
43 Impuestos trasladados no cobrados
43.1 IVA trasladado no cobrado
43.2 IEPS trasladado no cobrado
44 Impuestos y Derechos por Pagar
44.1 IVA por pagar
44.2 IEPS por pagar
44.3 ISR por pagar
44.4 PTU por Pagar
44.5 IETU por Pagar
44.6 Impuestos estatales y municipales por pagar

 

44.7 Otros impuestos por pagar
44.8 Derechos por Pagar
45 Impuestos Retenidos
45.1 Retenciones salarios y asimilados
45.2 Retenciones IVA
45.3 Retenciones arrendamiento ISR
45.4 Retenciones servicios profesionales ISR
45.5 Retenciones dividendos
45.6 Otras retenciones
46 Pagos por terceros
46.1 Pagos por terceros
47 Otros Pasivos circulantes
47.1 Otros Pasivos circulantes
  Pasivos no circulantes
48 Acreedores a Largo Plazo
48.1 Socios, Accionistas o Representante legal
48.2 Partes Relacionadas
48.3 Otros Acreedores a largo plazo
49 Cuentas por Pagar a Largo Plazo
49.1 Documentos por Pagar a Largo Plazo
49.2 Documentos por Pagar Bancarios a Largo Plazo
49.3 Partes Relacionadas
49.4 Hipotecas por Pagar
49.5 Intereses por pagar a largo plazo
50 Cobros anticipados
50.1 Rentas Cobradas por Anticipado
50.2 Intereses Cobrados por Anticipado
50.3 Factoraje Financiero
50.4 Otros Cobros por Anticipado
51 Otros Pasivos a Largo Plazo
51.1 Otros Pasivos a Largo Plazo
  Capital
52 Capital social
52.1 Capital fijo
52.2 Capital variable
52.3 Aportaciones para Futuros Aumentos a Capital
53 Reserva Legal
53.1    Reserva Legal
54 Resultado del Ejercicio
54.1 Utilidad del Ejercicio
54.2 Pérdida del Ejercicio
55 Resultado de Ejercicios Anteriores
55.1 Utilidad de Ejercicios anteriores
55.2 Pérdida de Ejercicios anteriores
56 Otras Cuentas de Capital
56.1 Otras Cuentas de Capital
  Ingresos
57 Ventas

 

57.1 Ventas Gravadas a Tasa general contado
57.2 Ventas Gravadas a Tasa general crédito
57.3 Ventas Gravadas al 0% contado
57.4 Ventas Gravadas al 0% crédito
57.5 Ventas Exentas contado
57.6 Ventas Exentas crédito
58 Devoluciones, Descuentos y Rebajas Sobre Ventas
58.1 Devoluciones, Descuentos y Rebajas Sobre Ventas a tasa general
58.2 Devoluciones, Descuentos y Rebajas Sobre Ventas al 0%
58.3 Devoluciones, Descuentos y Rebajas Sobre Ventas exentas
59 Productos financieros
59.1 Productos financieros
60 Otros Ingresos
60.1 Otros Ingresos
  Costos
61 Costo de Ventas
61.1 Costo de Ventas
62 Compras
62.1 Compras nacionales
62.2 Compras al extranjero
63 Devoluciones, Descuentos y Rebajas Sobre Compras
63.1 Devoluciones, Descuentos y Rebajas Sobre Compras
64 Otras cuentas de costos
64.1 Otras cuentas de costos
  Gastos
65 Gastos Generales
65.1 Gastos Generales
65.2 Combustibles y lubricantes
65.3 Correos
65.4 Internet
65.5 Viáticos y gastos de viaje
65.6 Gastos de representación
65.7 Teléfono
65.8 Agua
65.9 Electricidad
65.10 Vigilancia y limpieza
65.11 Materiales de oficina
65.12 Gastos legales
65.13 Mantenimiento y conservación
65.14 Seguros y fianzas
65.15 Gastos no deducibles
65.16 Otros impuestos y derechos
65.17 Recargos fiscales
65.18 Cuotas y suscripciones
65.19 Propaganda y publicidad
65.20 Fotocopiado
65.21 Donativos
65.22 Asistencia técnica
65.23 Fletes
65.24 Impuesto de importación
65.25 Impuesto de exportación
65.26 Regalías sin retención
65.27 Regalías sujetas al 5%
65.28 Regalías sujetas al 10%
65.29 Regalías sujetas al 25%
65.30 Regalías sujetas al 30%
65.31 Comisiones sobre ventas
65.32 Patentes y marcas
65.33 Materias primas de producción
65.34 Materiales auxiliares de producción
65.35 Comisiones bancarias
66 Gastos de Ventas
66.1 Gastos de Ventas
67 Gastos de Administración
67.1 Gastos de Administración
68 Gastos Financieros
68.1 Gastos Financieros
69 Otros Gastos
69.1 Perdida en venta de terrenos
69.2 Perdida en venta de edificios y construcciones
69.3 Perdida en venta de maquinaria
69.4 Perdida en venta de equipo de transporte
69.5 Perdida en venta de mobiliario y equipo
69.6 Perdida en venta de equipo de computo
69.7 Perdida en enajenación de acciones
69.8 Perdida por deterioro de activos
69.9 Otros
70 Participación de los Trabajadores en las Utilidades
70.1    Participación de los Trabajadores en las Utilidades
71 Gastos no deducibles
71.1 Gastos no deducibles
72 Depreciación contable
72.1 Depreciación contable de edificios
72.2 Depreciación contable de maquinaria y equipo
72.3 Depreciación contable de equipo de transporte
72.4 Depreciación contable de mobiliario y equipo
72.5 Depreciación contable de equipo de cómputo
72.6 Depreciación contable de otros activos
73 Amortización contable
73.1 Amortización contable
  Cuentas de Orden
74 CUCA
74.1 CUCA
75 CUFIN
75.1 CUFIN

Simplemente no es otra cosa más que nuestro sistema (el que sea, en general todos son buenos) se debe adaptar a estos parámetros, no es que tengamos que hacer un nuevo catálogo, podemos usar el personalizado por cada empresa, empero, ahora debemos vincular cada una de nuestras cuentas con las cuenta de la Autoridad.

Esta nueva forma de trabajar nos conlleva a muchas modificaciones del día a día, quien no tenía mucho interés en la actualización o simplemente no tenía sistema para trabajar la contabilidad hoy es más que necesario, simplemente obligatorio, el mantenimiento, conservación, actualización, resguardo, seguridad de la información que contengan nuestros sistemas debe ser extremadamente concientizado, no podemos ni debemos perder la información que contengan nuestras maquinas, ni mucho menos podemos permitir que tengan ataques de virus o que una descarga de energía los arruine, como tema de arranque en esta nueva era digital, lo que sigue son temas de administración, control y mejoramiento interno en todo sentido para que nos permita tener empresas competitivas, sanas y sin contingencias fiscales que es el tema que nos atañe.

En materia fiscal existen muchos tecnicismos que la autoridad no ha aplicado y que han estado ahí durante mucho tiempo, no es nuestra función criticar el sistema, si los recursos son bien utilizados o no, si las políticas son correctas, si el crecimiento se da o no, nuestra labor en primer lugar es concientizarles de los cambios fiscales,  que por ende generaran cambios en nuestro día a día, aquella política interna de no pago sin factura hoy tendrá que ser una exigencia más que una política por poner un ejemplo , hoy profundizando un poco más, cada registro contable debe tener asociado su XML correspondiente, será sumamente fácil en un futuro medio que la autoridad determine que un registro está mal si no tiene su XML vinculado, amarrado a él en términos de sistemas.

Quien no se encuentre informado día a día , quien viva en la ignorancia en ese sentido estamos convencidos de que tendrán problemas, graves ¿ sencillos ¿ es imposible saberlo, la medida de nuestros actos diarios será la medida de los resultados, la idea de estas comunicaciones simplificadas (el Anexo 24 de la 2ª RSM contiene 26 páginas y la Segunda Resolución de modificaciones está contenida en 68 paginas , mismas que hoy en día ya tienen modificaciones) es que todos y cada uno de nuestros clientes y amigos se encuentren lo mejor informados posibles, de la manera más sencilla y entendible en la medida en que esto pueda ser (desocupar el domicilio fiscal sin aviso a la autoridad constituye un delito de pena corporal por ejemplo).

Finalizamos con la idea de que la Autoridad en cualquier momento podrá requerir documentación que forme parte de la contabilidad como (Art. 28 CFF) :

Libros, sistemas y registros contables, papeles de trabajo, estados de cuenta, cuentas especiales, libros y registros sociales (fundamento de los libros de actas, accionistas), control de inventarios y método de valuación, discos y cintas o cualquier otro medio procesable de almacenamiento de datos.

Por ende los invitamos a que todos tengan en orden sus libros de actas y accionistas, lo de menos será el día de mañana digitalizarlos si es que la autoridad nos los requiere…

 

L.C.C. Rafael Ortiz Ramirez

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